In dit artikel
Een schoonmaker die de deur van een kantoor opent, doet dat met de toestemming van de klant en met een code, een sleutel of een badge. Die klant vertrouwt jou iets toe. Hoe je met die code omgaat, zegt meer over je bedrijf dan je offerte.
De gewone fouten
- De code staat in een groepsgesprek. Iedereen in de groep ziet ze, ook wie vorig jaar is vertrokken en nog in het gesprek zit.
- De code staat in de planning. De planning wordt gedeeld, geprint of gefotografeerd, en de code reist mee.
- Elke medewerker kent alle codes. Hij heeft er maar één nodig, voor de opdracht van vandaag.
- Niemand weet wie de code heeft bekeken. Als er iets ontbreekt, kun je niets terugvinden.
Vijf regels die het verschil maken
- Eén plek. Bewaar de code bij de locatie, niet in een bericht. Je hoeft dan maar op één plaats te wijzigen.
- Verborgen tot nodig. Toon de code pas als iemand ze vraagt, en liefst maar even. Een code die altijd zichtbaar is, is voor iedereen zichtbaar die over een schouder meekijkt.
- Alleen voor de opdracht. Een medewerker ziet de code voor de opdracht die hij uitvoert, en niet die van de collega.
- Een logboek. Houd bij wie wanneer een code heeft bekeken. Dat helpt bij een vraag van de klant en schrikt af. Zet de code zelf nooit in dat logboek.
- Wijzig bij een vertrek. Verlaat iemand het bedrijf, haal dan zijn toegang weg en vraag de klanten de codes te wijzigen die hij kende.
Vergeet de mensen niet
Een code is maar de helft. Zorg dat het dossier ook zegt wie je belt als de deur niet opengaat, en wie dat bij de klant is en bij jou. Zo staat een ploeg niet een uur buiten.
Beveilig daarnaast het account waarin je dit bewaart. Gebruik een uniek wachtwoord en tweestapsverificatie, zoals de Belgische overheidssite Safeonweb aanraadt. Een code die goed verborgen zit achter een zwak wachtwoord, is niet goed beveiligd.
Hoe Klantura hierbij helpt
In Klantura staan poortcodes, sleutelkastjes en alarmen bij de locatie, verborgen. Wie ze nodig heeft, toont ze bewust; ze verdwijnen na 30 seconden en elke inkijk komt in het logboek, zonder dat de code zelf erin staat. Een onderaannemer ziet in zijn weergave alleen de eigen opdrachten. Voor het account zelf kun je tweestapsverificatie met een authenticator-app inschakelen.
