In dit artikel
Veel schoonmaakbedrijven rekenen een offerte uit met een buikgevoel en een blik op wat de concurrent vraagt. Dat gaat goed tot de eerste opdracht waar meer uren in gaan dan gedacht. Een offerte die je kunt uitleggen, begint bij je eigen cijfers.
Stap 1: weet wat een werkuur je kost
Je kostprijs per uur is meer dan het loon. Tel op wat een uur werk je werkelijk kost: het brutoloon met de patronale bijdragen, de uren die niet factureerbaar zijn (opleiding, ziekte, vakantie), de schoonmaakproducten en machines, de voertuigen en de verzekering, en een deel van je eigen kantoorkosten.
Deel dat totaal door het aantal uren dat je werkelijk bij klanten werkt, niet door het aantal uren dat iemand op papier in dienst is. Dat verschil is vaak groter dan je denkt, en het is precies het geld dat je kwijtraakt als je alleen het loon doorrekent.
Stap 2: kies de prijsvorm die bij de opdracht past
Per uur. Geschikt als je vooraf niet weet hoeveel werk er is: een opruiming, een eindschoonmaak, een eenmalige klus. Het risico ligt bij de klant, dus die wil vaak een inschatting of een maximum. Spreek af wat telt als werktijd, bijvoorbeeld of de reistijd tussen twee locaties meetelt.
Per m². Handig voor kantoren, praktijkruimtes en gemeenschappelijke delen, waar de oppervlakte de hoeveelheid werk bepaalt. Het werkt alleen als je weet hoeveel m² je team per uur doet bij dat soort ruimte. Houd rekening met de inrichting: een open kantoor gaat sneller dan hetzelfde aantal m² met veel meubilair, trappen of sanitair.
Vaste prijs per bezoek of per maand. De klant wil zekerheid en jij wilt een terugkerende opdracht. Je rekent het werk eerst uit per uur of per m², en zet dan één vaste prijs op de offerte. Je draagt het risico zelf: valt de werkelijke tijd tegen, dan betaal jij dat verschil. Meet daarom na enkele weken of je inschatting klopt.
Stap 3: een rekenvoorbeeld
Een rekenvoorbeeld, met aannames die alleen dienen om de methode te tonen en geen marktprijzen zijn. Stel: een kantoor van 400 m² dat twee keer per week wordt schoongemaakt. Je team doet in dit voorbeeld 100 m² per uur, en je kostprijs per werkuur is 30 euro.
| Onderdeel | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Werktijd per bezoek | 400 m² ÷ 100 m² per uur = 4 uur | |
| Arbeid | 4 uur × 30 euro | 120 euro |
| Verplaatsing | vaste inschatting per bezoek | 10 euro |
| Materiaal | vaste inschatting per bezoek | 6 euro |
| Kostprijs per bezoek | 136 euro | |
| Verkoopprijs met een marge van 20% | 136 ÷ (1 − 0,20) | 170 euro |
Twee bezoeken per week zijn gemiddeld 8,67 bezoeken per maand (52 weken ÷ 12 × 2). Dat geeft ongeveer 1.473 euro per maand, exclusief btw. Het is de marge die je terug moet kunnen rekenen, niet het getal zelf.
Stap 4: zet op papier wat erbij hoort
Een offerte is ook een afspraak over wat je niet doet. Zet er minstens op:
- de locatie en de oppervlakte of ruimtes waar het om gaat;
- de frequentie en de dagen, of het tijdsvenster;
- wat inbegrepen is (producten, machines) en wat niet (ramen, tapijtreiniging, extra bezoeken);
- hoe je binnenkomt en wie je belt als er iets is;
- de prijs, het btw-tarief en de geldigheidsduur;
- de opzegtermijn bij een terugkerende opdracht.
Werk je voor een bedrijf in een ander EU-land, controleer dan het btw-nummer van de klant in het Europese VIES-register vóór je factureert.
Stap 5: bewaar elke versie
Klanten vragen aan te passen: een extra dag, een kleinere oppervlakte, een andere frequentie. Overschrijf nooit de eerste offerte. Bewaar elke versie, met datum, zodat je later kunt zien wat de klant heeft goedgekeurd. Dat voorkomt discussie als iemand na drie maanden zegt dat de ramen erbij zaten.
Hoe Klantura hierbij helpt
In Klantura voeg je diensten toe met een vaste prijs, per uur, per m² of per bezoek. Een offerte bewaart zijn versies, de klant keurt digitaal goed (met naam en tijdstip in het logboek), en na goedkeuring maak je er een opdracht of een factuur van zonder iets opnieuw te typen. Je rekenwerk blijft van jou: Klantura houdt het vast, het bedenkt je prijzen niet.
