Alles wat een dienstenbedrijf dagelijks doet
Van de eerste aanvraag tot de betaalde factuur. Geen losse programma’s, geen dubbel werk.
Aanvragen en offertes
Noteer elke aanvraag in één inbox en volg ze op in kolommen, van nieuw tot gewonnen of verloren. Maak er met één klik een klant en een offerte van, of begin helemaal vanaf nul.
- Bedrijf of particulier, met adres, oppervlakte en gewenste frequentie
- Diensten met een vaste prijs, per uur, per m² of per bezoek
- Versies van een offerte blijven bewaard, goedkeuring legt naam en tijdstip vast
- Een aanvaarde offerte wordt een opdracht of een factuur zonder opnieuw te typen
Planning en uitvoering
Overlap, reistijd en vaste vrije dagen zie je meteen. Per opdracht staat alles bij elkaar wat nodig is om het werk te doen: adres, checklist, contactpersoon en een timer.
- Dag-, week- en maandweergave met filters per medewerker en gemeente
- Een terugkerende overeenkomst maakt de bezoeken van de komende acht weken aan
- Checklist, notitie en een afwijking als iets niet lukte
- Eén timer per persoon, met pauze en een gelogde correctie achteraf
Wie bellen en hoe binnen
Een medewerker die voor een dichte deur staat, kost tijd en geld. Daarom hoort de juiste informatie bij elke opdracht, en alleen zichtbaar voor wie ze nodig heeft.
- Contactpersonen per locatie en per opdrachtgever, met één tik bellen
- Poortcodes, sleutelkastjes en alarmen: verborgen, 30 seconden zichtbaar en gelogd
- De code zelf komt nooit in het logboek of in een bericht
- Een eigen contactpersoon per opdracht
Personeel en onderaannemers
Zet je team en je onderaannemers in één lijst, met werkdagen en beschikbaarheid. Elke rol heeft vaste rechten, en je bekijkt de app als die rol om te zien wat die persoon te zien krijgt.
- Werkdagen en actieve status per persoon
- Zes rollen met vaste rechten: elke rol ziet in de app alleen de schermen en gegevens die erbij horen
- Een onderaannemer ziet alleen de eigen opdrachten, zonder prijzen
- Kostprijs per uur alleen zichtbaar voor wie financiële toegang heeft
Facturen en betalingen
Een factuur ontstaat uit een gecontroleerde opdracht of een aanvaarde offerte. Na uitgifte kan niemand hem stilletjes wijzigen: correcties lopen via een creditnota.
- Facturen, voorschot- en termijnfacturen, creditnota’s en terugkerende facturen
- Betaalreferentie en QR-code op de factuur (OGM en EPC-QR voor België en Nederland)
- Betalingen registreren, deelbetalingen en achterstand per leeftijd
- Stappenplan voor betalingsherinneringen: je legt vast wie wanneer een herinnering kreeg
Klantportaal en berichten
Het klantportaal toont de bezoeken van een klant, offertes om goed te keuren en een plek om iets aan te vragen. Jij bekijkt het als klant om te zien hoe het eruitziet.
- Een extra bezoek, verplaatsing of nieuwe offerte aanvragen
- Jij beslist: niets wordt automatisch ingepland
- Berichten per opdracht of algemeen, bewaard in het klantdossier
- Digitale goedkeuring van een offerte met naam en tijdstip in het logboek
Rapporten en export
Omzet, beste klanten, uren per medewerker en de stand van je facturen, zonder spreadsheet. Je boekhouder krijgt een exportbestand.
- Omzet per maand, topklanten, uren per medewerker en factuurstatus
- Winstinschatting alleen met betrouwbare uren en kosten
- Exportbestand en CSV voor je boekhouder
- Btw-nummer van een klant controleren in het Europese VIES-register
Veilig en overal te gebruiken
Je account maak je alleen met een uitnodigingslink. Je gegevens staan op de server en zijn op elk toestel terug te vinden.
- Database en serverfuncties in Frankfurt
- Optionele tweestapsverificatie met een authenticator-app, door de database afgedwongen
- Installeerbare webapp voor telefoon en tablet, zonder app-winkel
- Wachtwoord vergeten werkt met een mail naar je eigen adres
Wat er nog niet is
Dit staat gepland, maar werkt nu nog niet echt. We zeggen het liever vooraf. Wat je vandaag nodig hebt, vind je hierboven.
- Gepland
Eigen logins voor team, klanten en boekhouder
Nu heeft een account één gebruiker, de eigenaar, en bekijk je de app als elke andere rol. Collega’s, onderaannemers, klanten en je boekhouder uitnodigen met een eigen login volgt.
- Gepland
E-mail vanuit Klantura naar je klanten
Offertes, facturen en herinneringen worden nu bewaard in het klantdossier. Echt versturen per e-mail volgt. Tot dan download je het document en verstuur je het zelf.
- Gepland
Aanvragen van je eigen website
Een aanvraagformulier op je website dat rechtstreeks in je inbox landt. Het formulier bestaat, maar is voor echte accounts nog niet beschikbaar.
- Gepland
Foto’s bij een opdracht
Nu bewaar je bij een opdracht een omschrijving van wat je zag. Foto’s uploaden volgt.
- Gepland
Meerdere bedrijven in één account
Voor echte accounts is er nu één bedrijf per account. Extra bedrijven toevoegen en wisselen volgt.
- Gepland
Peppol-verzending en -ontvangst
Elektronisch factureren via een erkend toegangspunt. Het bestand maken we al; het echt verzenden volgt zodra de koppeling actief is.
- Gepland
Online betalen met een betaallink
Klanten betalen rechtstreeks vanuit de factuur. Hiervoor kiezen we een betaalaanbieder.
- Gepland
Live bankkoppeling en boekhoudkoppelingen
Betalingen vanzelf afpunten en rechtstreeks doorsturen naar pakketten zoals Yuki, Exact of Octopus. Een bankbestand importeren en een exportbestand maken kan al.
Benieuwd hoe dit werkt in de praktijk?
Bekijk de korte rondleiding of vraag een uitnodiging aan om het zelf te proberen.